Предизвикателствата пред всички – работодатели, служители, мениджъри на офис сгради, се увеличиха след ковид пандемията. Както и възможностите. След дългия принудителен home office доста фирми се върнаха към гъвкав хибриден модел на работа, а офис площи все още продължават да стоят празни и се налага да се преструктурират.

Едно от решенията са т.нар. виртуални офиси. Интересът към тях нараства в последните години, както и предлагането, отчитат консултантите. Те са обикновено допълнителна услуга към развиващите се бурно в последните години споделени работни пространства.

Светла е одитор. Дейвид е собственик на куриерска компания. Общото помежду им е, че ползват услугите на т.нар. виртуални офиси. Фирменият адрес на единия е в София, а на другия в Лондон. И двамата работят основно от къщи. Светла ходи във виртуалния си офис рядко – само ако има среща с клиент или се налага да събере служителите си, които също работят от домовете си. Тогава наема малка зала за няколко часа в бизнес сградата, където е виртуалният ѝ иначе офис. Дейвид признава дори, че това все още не му се е случвало. Виждал е фирмения си адрес само на картата на Google.

Така и Светла, и Дейвид спестяват разходи за поддържане на реално работно пространство с цялостно оборудване, но същевременно имат представителен адрес на престижна локация в столицата, където посрещат клиенти или се виждат с екипа.

Има кой да се грижи за обработката и разпределянето на служебната им поща – тя се сканира на имейл или се препраща на домашния адрес. По желание могат да имат личен фирмен телефон и асистент, който поема входящи обаждания и предава съобщения. Ако решат да заминат на почивка за няколко месеца или се преместят да живеят в друг град и дори държава, виртуалният им офис остава и те продължават да работят дистанционно (стига бизнесът им все още да го позволява).

За малки фирми, които тепърва започват дейност, тази опция се доказва като подходящо решение.

Не се изисква голяма инвестиция в началото,

нито дългосрочни договори, а рискът е минимален. Именно интересът от стартиращи компании нараства напоследък, казват офис мениджъри. Фирми с идеи да стъпят на чужди пазари също могат по-лесно и евтино да си изпробват идеята.

Собствениците и мениджърите на бизнес сгради с виртуални офиси пък си осигуряват приход от отдаване на реални площи, които не се ползват ежедневно, и някои разходи – за поддръжка и почистване например, са по-ниски.

Какво точно е виртуалният офис? 

Той дава на бизнеса физически адрес и възможност да ползват административни услуги без тежестта на дългосрочни договори за наем на офисни площи и наемане на административен персонал. Собствениците и служителите могат да работят от всякъде, но имат осигурен данъчен и бизнес адрес за кореспонденция, могат да ползват личен служебен телефон и асистент, могат да наемат почасово работно място, зали за срещи, оборудвани помещения за провеждане на видеоконференции и други бизнес услуги.

От компании, които предлагат виртуални офиси в България, също изтъкват предимствата им за бизнесите, които така

могат да се фокусират върху основната си дейност и производителността си.

Клиентът избира за какъв период да сключи договора за виртуален адрес и асистент – от 1–2 месеца до над една година. Обикновено таксата се изчислява на месечна база и зависи от ползваните услуги. Пакетните цени са с отстъпки. Отделно има тарифа за наемане на помещение под наем в залата, обикновено краткосрочно, но в отделни случаи дори може да е безплатно включено в пакета. Наемането на зала за срещи или напълно оборудвано работно място пък може да стане за ден или дори за няколко часа.

Бързо сравнение показва, че ползването на основни услуги при масов тип

виртуален офис в центъра на Лондон може дори да излезе по-евтино, отколкото в София.

Всичко по-горе изброено плюс безплатно създаване на фирма и уебсайт излиза около 250–350 лири за 12-месечен договор (около 575–805 лв.) в центъра на Лондон. При нужда само от данъчен и бизнес адрес таксата е под 100 лири на година (около 230 лв.). Поща и пратки могат да се препращат дори и в чужбина. Пакетна цена за виртуален адрес в София с включен телефон и мениджиране на входящи обаждания е поне около 100–150 лв. на месец, или 1200–1800 лв. за година (около 520–780 лири). Наемите на виртуални, сервизирани и споделени офиси варират и зависят от качеството на площите и услугите.

Имат ли бъдеще?

Според консултантите и търсенето, и предлагането на т.нар. гъвкави офис площи се увеличава през последните години. И ще продължи да расте. В София например към началото на 2023 г. е имало 61 хил. кв. м  споделени и сервизирани офиси, а 11 500 кв. м са били в процес на развитие, показват данни на Cushman & Wakefield Forton. Нараства ползването им от бизнеси, които се разширяват или държат на гъвкавост.

Връзката между наемането на нови служители и сключването на договори за допълнителни офис площи вече не е толкова силна, коментират анализаторите. Причината е въвеждането на хибридния начин на работа, особено при високотехнологичните компании. Експертите са категорични, че старият модел на работа преди ковид пандемията няма да се върне. Най-важният въпрос пред собствениците и мениджърите на фирми оттук нататък ще продължи да бъде: как да осигурят баланс между това от какво има нужда бизнесът им и това, което е най-добро за служителите им.

Строителната активност се свива

Ирена Перфанова, член на Борда на директорите на Европейската асоциация на професионалистите в сферата на недвижимите имоти CEPI:

Бъдещите проекти ще са внимателно обмислени

Г-жо Перфанова, какви тенденции забелязвате на пазара на офис площи?

Пандемията ускори тенденцията за преструктуриране. Много компании избраха хибридния модел на работа или изцяло home office и започнаха да свиват офис площите си. Един от пример от столицата – голяма международна компания запазва само 1/3 от наетата допреди това площ независимо от експанзията на бизнеса си. Приемайки home office модела на работа като преобладаващ, компаниите оптимизират и оперативни разходи.

Но налице са и немалко примери за разширяване на ползваните офисни площи. Там, където компаниите са избрали да върнат служителите в офисите, и бизнесът на компанията расте. Създават се и повече социални пространства за комфорт на работещите. Големи компании и онези, които държат на имиджа си, продължават да търсят висок клас офисни сгради.

Какво се случва с по-малките компании?

Компании с по-малки офиси до 300–500 кв. м се насочват към сгради, различни от най-високия клас, защото те не предлагат малки пространства, а оперативните им разходи са по-високи. Има и такива, които разполагат офисите си в сгради от смесен тип или на партерите, първите етажи в жилищни сгради. Други избират да ползват споделени или виртуални офиси.

Някои фирми от сферата на услугите, които са ползвали по-малки офиси (150–300 кв. м), ги освобождават и извършват дейността си през home office, като организират ново, по-малко пространство за презентационни цели.

Кои компании избират виртуален офис?

И малки, и големи компании все повече ползват услугата. Включително лица на свободна практика, такива, които работят за международния пазар и компанията майка е базирана извън страната. Разбира се, не за всеки бизнес е удачна тази концепция.

Много стартъпи използват изцяло споделени пространства за работа, включително и за да създават контакти. Това е нова форма на общност, могат да организират тиймбилдинг занимания. Създават и международни мрежи и в зависимост от абонаментния план можеш да пътуваш по целия свят и да имаш подсигурено работно пространство. Това е голяма част от бъдещето.

Как новите тенденции променят визията на класическите офиси?

В някои сгради вече са налице по-големи отворени пространства за неформална комуникация, места за почивка, обяд, кафе на мястото на офиси или коридори. Набляга се на въздуха, климата, хигиената, енергийната ефективност, устойчивост, модерни технологични решения. Собственици преосмислят проектите, за да отговарят на новите тенденции и търсенето. Това изисква допълнителни инвестиции, което ще се отрази на наемните нива.

В някои вече построени сгради се заделят площи за ресторант, детска градина, салон за красота, аптека, медицински център, фитнес. Така се оползотворят наличните свободни пространства и има добавена стойност за съществуващи или бъдещи наематели. Комфорт под един покрив. Сградите в строеж или в проект са планирани по съвременните нужди.

Процентът незаети офис площи в София е незначителен, особено в сравнение с градове като Лондон. Но исканията за строителство растат по данни на НСИ. Ще бъде ли наводнен пазарът с нови офис площи в следващите години?

Предлагането на офис площи в София е далеч по-ниско спрямо Лондон. Потреблението и мащабите на двата пазара са различни. А и Брекзит оказа сериозно влияние върху бизнес средата в Лондон. В България дори при ръст на разрешенията за строеж не означава, че всички проекти ще стартират едновременно. Има инвеститори, които ще изчакат, ако рискът да започнат строителство в момента е висок. Други ще преосмислят концепцията си. Трети може да продадат земята с готови проекти и издадено разрешение за строеж на по-сигурен инвеститор. Наблюдаваме свиване на строителната активност. Изграждането на нови офисни сгради трябва да бъде свързано с изследване на нуждите на пазара, за да не остават незаети пространства.

• Под 20% са свободните офис площи в София.
• Над 60% са незаетите офис площи в Лондон.
• Във вторник, сряда и четвъртък офисите са най-пълни.
• Сделките за наемане на офис площи нарастват и в двете столици, но остават далеч от нивата преди Ковид.
• Активността в последните месеци е предимно от подновявания и премествания, а не толкова на договори с нови клиенти.