Достатъчно добри резултати

Понякога може да ни отнеме цял ден, въпреки използването на най-добрите практики за професионално управление на проект, за да постигнем резултат, който принципно би отнел само няколко минути.

Ето един прост пример – на голяма конференция стотици хора седят около големи маси и столове, слушайки говорител, а свободното пространство е оскъдно. За интерактивна част от събитието всеки трябва да може да се групира и прегрупира бързо. Така че водещият моли всички да преместят масите от дясната страна на стаята и всички столове отляво.

Веднага участниците се споглеждат, преди спокойно да се изправят. По-силните хора започват да вдигат масите, а другите вземат един или два стола и ги подреждат от другата страна. При необходимост се образуват опашки и хората си помагат.

За по-малко от две минути цялата работа е свършена, защото всеки е самоорганизиран.

Няма нужда някой да казва на хората какво трябва направят този проект. Те действат и сами подреждат нещата. Хората комуникират помежду си и вземате решения едновременно.

Представете си координацията, която би била необходима, за да управлявате отблизо този процес на преместване на столове и маси:

• Измисляне на план и насоки, които да дадете на хората. (взимане на предвид на физическите увреждания?)
• Разпределяне на всички тези указания и управление на конфликти (някои искат тяхната маса да бъде премесена първа)
• Проследяване на напредъка

Ако искате, можете да прекарате цял ден само в управление и координиране.

Разбира се, повечето професионални проекти са по-сложни от преместването на столове и маси. Но ако системно си задавате тези няколко въпроса, когато делегирате задачи, можете значително да намалите излишните разходи и да увеличите продуктивността на вашите екипи.

За какво ще следя, когато работата бъде свършена?

Когато делегирате задачи, най-важната част от процеса е да обясните какви са очакваните резултати.

Представете си, че в примера по-горе водещият казва на участниците: „Моля, уверете се, че стаята има достатъчно място, така че да можете да формирате групи от девет души в рамките на петнадесет секунди и да се прегрупирате за същото време.“ Това звучи като ясна цел, нали?

Е, какво обаче означава тази цел на всеки отделен човек? Преди някой да предприеме действия, всички тези стотици участници трябва да се споразумеят за един и същ краен резултат. Това ще отнеме известно време.

Вместо това, когато всички знаят как изглежда крайният резултат, те могат сами да разберат с какво могат да допринесат.

Следващият път, когато ги помолите да създадат нещо подобно, ще имате някой, който да мисли заедно с вас. И ако не сте готови да им поверите целия резултат, можете да останете и да предоставите подкрепа, където е необходима.

Какво искам да научат моите колеги в дългосрочен план

Уверете се, че резултатът, който искате хората да постигнат, е свързан с това, в което искате да бъдат експерти в дългосрочен план.

Да предположим, че ръководите отдел продажби на доставчик на книжарница. Ако помолите екипа си да проучи потенциални нови клиенти, тогава с конструктивна обратна връзка те ще станат по-добри в проучването. Ако ги помолите да направят всичко възможно, за да уговорят срещи с изпълнителни директори на малки и средни книжарници, те ще трябва да изградят опит в много по-голяма, по-холистична област на работа.

В крайна сметка може да ги помолите да направят окончателната продажба. Но ако ги затрупате с твърде много отговорности, те няма да се научат и продажбата няма да се случи. Намирането на правилния баланс във всеки момент често е причината да сте по-опитен от тях мениджър. Мислете за работата си като за непрекъснато изграждане на капацитета на вашия екип да предоставя все по-холистични резултати.

Какъв е „достатъчно добрият“ резултат

Трябва да делегирате работа, която може да бъде завършена, а обратна връзка да бъде получена, в рамките на няколко дни или седмици.

Когато обратната връзка идва твърде късно, ние обикновен не успяваме да извлечем ценни поуки от нея.

Представете си, че се учите да свирите на китара и трябва да чакате 15 минути, за да чуете звука на струните, на които дрънкате. Колко добре бихте са научили? Петнадесет секунди по-късно е достатъчно трудно. Петнадесет минути? Няма начин да се справите.

В книгата си „Мислене, бързо и бавно“ авторът Даниел Канеман формулира нещата следния начин: „Дали професионалистите имат шанс да развият интуитивен опит зависи основно от качеството и скоростта на обратната връзка, както и от достатъчно възможности за практика“

Когато делегирате, трябва да дефинирате видими резултати, които са възможно най-холистични за вашите екипи и които могат да бъдат доставени и обратна информация получена в рамките на седмици или още дни.

Никой не твърди, че да си добър лидер е лесно. Добрата новина е, че след като започнете да си задавате тези три въпроса, много бързо ще започнете да се справяте по-добре с делегирането.

 ………………..

Антон Скорняков за FastCompany.com