Как да избегнем капана на "заетия, но неефективен" служител: Уроци от принципа на Парето

Спомняте ли си известния заек от "Алиса в страната на чудесата," който непрестанно повтаряше: "О, божичко, ще закъснея!"? В професионалната среда аналогията с подобен персонаж е често срещана – колега, който постоянно демонстрира привидна заетост, но реалните му резултати остават значително под очакваното. Сигурна съм, че всички вие познавате такъв служител. Този тип служители често оставят впечатление за изключителна заетост. Те преминават от задача на задача, докато междувременно участват в срещи, отговарят на телефонни обаждания и изпълняват спешни заявки. Но в края на деня отчетените резултати са изненадващо ниски. В моята практика често разговарям с новопостъпили мениджъри, които признават, че в стремежа си да се утвърдят бързо, те обикновено възлагат основните задачи точно на такива служители, които проявяват висока активност. Въпреки това, възниква важният въпрос: дали активността непременно води до ефективност? И отговорът е: Не. Всъщност при тези служители:

• Липсва приоритизация: Всичко за тях изглежда "спешно" и "важно";
• Избягват се сложните задачи: Предпочитат по-лесни и познати задачи, които не носят значителен напредък, но пък ги държат постоянно ангажирани;
• Има разпиляване на енергия: Трудно разграничават ключовите задачи от второстепенните.

Последствията от този модел на поведение могат да бъдат много сериозни – както за самия служител (прегаряне), така и за екипа, който трябва да компенсира липсата на напредък.

В такива случаи, мениджърите играят ключова роля в това да помогнат на екипа си да избегне капана на "заетостта без ефективност". С ръководителите често обсъждам начините да подобрим работата на подчинените им. Решението? Принципът на Парето. В края на XIX век италиански икономист, инженер и социолог Вилфредо Парето формулира едно правило, което остава в социологията под името “Правилото 80-20” или “Закон за елита”, или още “Закон на Парето”. То гласи следното: “Във всяко общество 20% от хората произвеждат 80% от ползите и печалбите. На другия край на кривата, 20% от хората създават 80% от проблемите и загубите. Приложен при управление на времето, той изглежда по следния начин: 20% от действията водят до 80% от резултатите. Какво означава това за ежедневието? Малка част от задачите са значително по-важни от останалите. Ако имате списък с десет задачи, две от тях вероятно ще бъдат 5-10 пъти по-значими от останалите осем. Вместо да разпилявате енергията си върху множество маловажни дейности, съсредоточете усилията си върху тези, които носят реална стойност.

През 1969 г. Джоузеф Джуран, световнопризнатият експерт по управление и един от най-големите авторитети по въпросите на управление на качеството прилага този принцип към функциите за контрол на качеството и популяризира анализа на Парето в японски и американски компании за разрешаване на множество проблеми, свързани с ниско качество използвайки диаграмата на Парето. При производството на дадено изделие се оказва, че отклоненията в качеството му обикновено се дължат на голям брой причини. Но въпреки многообразието им те се разделят на две основни групи. Едната се състои от малко на брой, но съществено влияещи причини. Другата група включва всички останали, оказващи несъществено въздействие върху характеристиката на качеството. Диаграмите на Парето позволяват експериментално да се отделят “няколкото съществени” причини от “многото незначителни”. Възможно е също да се определи количествено значимостта на всяка от причините. Целта при построяване на диаграма на Парето е да се открият съществените причини и значимостта на тяхното влияние върху качеството. Ако тази цел се осъществи, диаграмата открива възможност за значително намаляване на загубите от некачествена продукция.  Но принципът 80:20 намира важно приложение в много други области.

Как да приложим принципа на Парето в ежедневието си:

• Трябва да идентифицираме важните задачи. Най-добрият начин е в началото на деня да направим преглед на списъка си със задачи и да се запитаме: „Кои от тях са сред най-важните 20%, които ще доведат до най-голям напредък?";
• Трябва да приоритизираме правилно като фокусираме усилията си върху изпълнението на тези ключови задачи, преди да се занимаваме с по-маловажните;
• Много е важно да избягваме изкушението на лесните задачи. Често сме склонни да започваме с малките и бързи задачи, защото дават усещане за удовлетвореност. В действителност обаче, това забавя работата по важните задачи;
• И най-трудният момент – трябва да се научим да отказваме. Трябва да кажем „не“ на задачи, които не допринасят осезаемо за целите ни, за да се съсредоточим върху тези с най-голямо значение.

Когато мениджърите споделят с мен, че част от техните служители забавят изпълнението точно на по-сериозните 20% и отделят твърде много време и внимание на по-маловажните и по-малко резултатни 80% от задачите си, моят съвет е да предприемат проактивни мерки за повишаване ефективността и продуктивността в екипа. Това, което аз препоръчвам е първо да направят оценка на текущата ситуация. Да наблюдават работния процес и да идентифицират основните причини за разпиляване на времето. Това може да включва липса на приоритизация, неясни цели или дори претоварване със задачи. Следващата стъпка е откритият диалог със служителите. Провеждането на индивидуални разговори с подчинените може да помогне да се разберат техните предизвикателства и причини за ниската ефективност. Затова ръководителите винаги трябва да се стараят да поставят ясни цели и приоритети на подчинените си. Те трябва да дефинират ключовите задачи и да очертаят ясно кои задачи са приоритетни и кои не. Това ще помогне на подчинените им да насочат усилията си към дейности с най-висока стойност. Един начин е като използват SMART цели: формулирането на цели, които са специфични, измерими, постижими, релевантни и ограничени във времето, помага за по-добра структура и яснота. Тук винаги препоръчвам използването и на софтуери за управление на проекти (като Asana, Trello, Miro или Monday.com например), които могат да улеснят организирането на задачите и визуализирането на приоритетите. Например, Asana може да се използва за създаване на подробни проектни планове с ясни срокове, Trello е изключително удобен за екипи, които работят по визуализация на напредъка чрез канбан дъски, Miro може да се използва за създаване на графики, карти и диаграми за по-лесно разбиране и представяне на сложна информация, а Monday.com предоставя възможност за интеграции и анализ на ефективността в реално време.

Нещо, което никога не трябва да липсва са ежемесечните или седмичните прегледи на напредъка по задачите, които осигуряват прозрачен обзор на ефективността на всеки член на екипа. Метриките, които мениджърите могат да  използват, включват завършени задачи спрямо планирани, време за изпълнение на ключови дейности и показатели за качество на изпълнение. Тези данни предоставят възможност за обективен анализ и корективни действия, когато е необходимо.

Но тук е много важно да спомена и нещо друго. Личният пример. Ефективното управление на времето от страна на мениджърите е от съществено значение за изграждането на култура на продуктивност в екипа. Ако лидерите не демонстрират умения за стратегическо приоритизиране и съсредоточеност, вероятността да вдъхновят и насочат своите служители към висока ефективност е значително намалена.

Използвайте матрицата на Парето (ключови задачи vs. второстепенни задачи). Например, разделете задачите в две категории: тези, които създават директна стойност за основните цели на организацията, и такива, които са второстепенни или рутинни. Това ще ви помогне ясно да идентифицирате приоритетите си. Ето един примерен темплейт, който може да бъде персонализиран според нуждите ви. Използвайте го като основа за внедряване на принципа на Парето в работата и ежедневието си.