Зачерквайте, вместо да трупате

Успехът обикновено създава задръствания – повече срещи, повече проекти, повече неща за вършене. Често пъти обаче правите повече, а постигате по-малко.

По тази причина ще добавите най-много ефективност, като зачерквате, вместо да трупате. Това е така в особено голяма степен, когато говорим за ежедневния ви график, чието олекотяване ще опрости и целия ви професионален и дори личен живот.

Вместо да променяте всичко обаче, по-добре започнете на дребно. Опитайте така:

1. Елиминирайте една „позволеност”

Вероятно не го осъзнавате, но всичко, което правите, „тренира” околните как да се отнасят с вас. Позволете на служителите да прекъсват срещите заради „спешни” обаждания и те ще се почувстват свободни да ви прекъсват по всяко време. Оставяйте онова, с което се занимавате, всеки път, когато някой поиска вниманието ви, и хората ще започнат да очакват от вас незабавна реакция във всяка ситуация. Отговаряйте веднага на имейлите и кореспондентите ви ще започнат да очакват това от вас.

Накратко, вашите действия дават на останалите позволение да ви пречат да работите така, както за вас е най-удобно, приятно и ефективно.

Един мой приятел си създаде имейл за спешни случаи. Той отговаря незабавно на писмата, които получава в тази кутия. Иначе служителите му знаят, че проверява „обикновената” си поща два пъти дневно и се съобразяват с това.

Разберете кой начин на работа ви пасва най-добре и „тренирайте” околните да ви оставят да бъдете толкова продуктивни, колкото можете.

2. Изхвърлете един доклад

И без това не четете повечето. Същото се отнася и за служителите ви.

3. Елиминирайте поне един бюрократичен механизъм

Преди време работех в един завод, където началниците на смяна трябваше да се разписват върху доклади за качество, преди да се започне каквато и да било работа. Това ми изглеждаше странно, защото имахме хора, които отговаряха за поддържането на стандартите по цялата верига. Защо тогава не ги оставехме да си вършат работата, която беше именно да разберат дали поръчката среща стандартите за качество?

Вероятно и във вашия работен процес има подобен бюрократизъм, който се е наложил, защото някога някой е направил грешка, която искате да не се повтаря отново. Той обаче снижава отговорността сред останалите ви служители, защото те усещат, че сте включили и своя авторитет в уравнението.

Обучавайте, обяснявайте, доверявайте се – и не се занимавайте с процеси, където не ви е мястото.

4. „Уволнете” един клиент

Знаете за кой тип говорим – трудно му се угажда, носи незначителни печалби, а изисква свръхусилия от страна на екипа ви.

Започнете да му искате повече пари или да давате по-малко за онова, което плаща сега. Ако това се окаже невъзможно, просто се откажете от него.

5. Намалете списъка си със задачи

Списък, в който има над 20-30 точки, не е просто натоварващ, той е депресиращ. Защо ви е изобщо да започвате, когато краят просто не се вижда?

Затова отпускате ръце и се предавате.

Вместо да се отчайвайте обаче, пробвайте така. Съставете си пожелателен списък – включете в него всички идеи, проекти, задачи и пр., които ви хрумнат. Озаглавете го „Списък с неща, които бих искал/а да направя”.

После изберете от него три или четири точки, които биха оказали най-положително влияние върху работата ви. Започнете с най-лесните, с онези, които ще донесат най-големи облаги или с онези, които ще свалят най-голям товар от плещите ви.

Нека това бъде вашият истински списък със задачи. А сега свършете всичко, което има в него. После се върнете към първия и си изберете още три-четири задачи.

6. Елиминирайте един разход

Вероятно давате пари за нещо, което не ползвате, от което не се нуждаете или което не искате. Но нали сте го купили... чувствате се длъжни да го ползвате. Аз например се бях абонирал за няколко списания (защото абонаментът е много по-евтин от закупуването на всеки брой от будката). Дотук чудесно – но после пристигат списанията. После пък трябва да ги чета. Ако не го направя, се трупат пред мен и ме карат да се чувствам виновен.

Затова се отказах от три-четири абонамента. Те не ми липсват.

Когато се отказвате от някой разход, пестите повече от сумата пари – пестите времето, което отива за поддържане или консумиране на заплатения продукт или услуга.

Затова изберете нещо такова, което ще ви облекчи и откъм време и усилия. По-късно ще бъдете благодарни, че сте се отървали от този товар.

7. Откажете се от един личен ангажимент

Всички вършим неща, просто защото се чувстваме длъжни. Може би сте доброволец, защото приятел ви е помолил, въпреки че не чувствате истинска връзка с подкрепяната кауза. Или всяка седмица обядвате със стари познати, но този ритуал е повече задължение, отколкото радост за вас. Или пък продължавате да се опитвате да научите френски език, просто защото някога сте започнали и не ви се иска да се предавате.

Сетете се за нещо, което правите просто заради навика, или защото смятате, че се очаква от вас, или просто защото не знаете как да се измъкнете от този ангажимент – и се отървете от него. Кратката мъка – а понякога дори конфронтация – да се откажеш, да отпаднеш, да забравиш – скоро ще бъде заменена от грамадно облекчение.

После може да използвате новоосвободеното си време, за да направите нещо, което има смисъл за вас. Или просто да си починете.

8. Опростете обяда си

И така вземате достатъчно решения. Какво да обядвате не би трябвало да бъде едно от тях.

Опаковайте си от вкъщи риба тон и една салата. Или друго здравословно, просто и вкусно нещо, което после ще можете да изядете на бюрото си. Запазете си силите за по-важни неща.

Като бонус, ще загубите малко тегло и ще се почувствате малко по-добре.

9. Отворете си прозорец за размисъл

Повечето собственици на малък бизнес прекарват огромната част от времето си в реакции – на проблемите на служителите, на изискванията на клиентите, на условията на пазара и т.н. А не отделят време за размисъл.

Елиминирайте 20-30 минути от времето, през което само действате, и ги прекарайте в тишина и спокойствие. Затворете очи и помислете. А още по-добре излезте и се разходете. Движението засилва умствените процеси повече, отколкото отпускането. 40-минутните разходки три пъти седмично трупат нови мозъчни клетки и подобряват паметта.

И не се тревожете, че докато ви няма, ще се случи нещо лошо – в повечето случаи работите, които „избягвате”, ще се разрешат от само себе си.

10. Отървете се от нещо, което изцежда волята ви

Всички ние имаме ограничен запас от сила на волята. Устояването на изкушенията създава стрес и рано или късно ни изтощава.

Ако не ви се налага да упражнявате силата на волята си, не губите енергия. Да речем, че държите купа с бонбонки за клиентите на рецепцията. Всеки път, когато минавате край нея, ви се прияжда, но се сдържате. Това малко по малко подяжда силите ви и след време ще станете още по-чувствителни към чара на лакомствата.

Затова махнете бонбоните. Така ще елиминирате необходимостта да мъчите волята си. Изберете едно изкушение, на което устоявате постоянно – храна, загуба на време, интернет, каквото и да е – и отрежете достъпа си до него.

Дисциплината изтощава. Останете свежи, като унищожите необходимостта да се дисциплинирате излишно.

11. Елиминирайте една категория решения

Вместо да вземате серийни решения, пробвайте да вземете само едно – решете кой ще решава.

Да речем, че редовно трябва да преценявате дали да изпратите стоката по един или по друг начин. Вместо всички да се трупат при вас, когато възникне дилемата, изберете един отговорен човек от екипа, който да го прави. Насочете го, дайте му цялата необходима информация и съвети, и го оставете да работи. От време на време проверявайте дали не се нуждае от още напътствия. Така ще си освободите време да мислите върху решаването на истински сложните проблеми.

Почти всяко решение, което ви се налага да вземате сега, може да бъде делегирано на доверени хора. Как обаче да се научите да им вярвате?

Обучавайте, показвайте, ръководете, проверявайте. След време ще бъдете в състояние да предадете на служителите си авторитета и отговорностите, които са заслужили.

Джеф Хейдън, Harvard Business Review