Най-важният човек в офиса

Асистентите на мениджърите прекарват безброй часове да се грижат за нуждите на шефовете си и дори ги предугаждат. Добрият асистент е човек, който помага на собственика на бизнес винаги да е навреме и наясно със случващото се наоколо – с други думи, работа на асистента е да накара директора да изглежда добре и да бъде постоянно организиран. За предприемачи обаче се правят конференции, издават се списания, пишат се блогове... а асистентите са оставени да се справят сами.

Ето защо през 2012 г. Виктория Рейбин от САЩ основава Организацията на администраторите и асистентите (ЕАО), която организира конференции, менторски програми и тренировъчни уъркшопове за асистенти. Първата конференция, наречена „Зад всеки лидер”, се проведе през февруари 2013 г. Днес в организацията членуват над 1000 души, включително асистентите на Марк Зукърбърг и Ричард Брансън.

Списание „Инк” зададе няколко въпроса на Рейбин по темата защо всеки предприемач се нуждае от асистент.

Какво ви вдъхнови да основете ЕАО?

Започнах кариерата си като асистент в един лондонски хедж фонд. Това бе първата ми работа, в която имах не само свобода на действие, но и бях отговорна за целия екип. Тези два товара бяха огромна чест за мен. Бях обаче и ужасена. За асистентите няма подкрепа или специални ресурси. Когато си в такава позиция и трябва да ръководиш екип, да представляваш шефа си по всяко време и да се справяш с всички странни изисквания, които той ти спусне, разбираш, че няма какво да те подготви за задача от такъв мащаб. Започнах да се свързвам с асистенти от цял свят и да им задавам въпроси. Как ви обучават? Гладни ли сте за успех? Исках да разбера колкото се може повече. Започнах да получавам отговори като „А какво планирате за хора като нас?”. Изведнъж се оказах обградена от съмишленици. Така че бях вдъхновена от собствената си работа като асистент и от това, че исках повече, а не го получавах.

Наричате асистентите „най-могъщите хора в офиса”. Защо?

Защото са гръбнакът на организацията. Те знаят всичко за директора. Не вършим само административна работа. Знаем от какво се нуждае ръководителят, как разсъждава, и не ни се налага да питаме, за да разберем какво трябва да направим, за да подобрим живота и работата му. Когато влезем в офиса, оставяме зад вратата всичките си лични нужди и се посвещаваме изцяло на този ръководител и на тази компания. Всичко, което правим, е посветено на това да помогнем на лидера да успее.

Звучи добре. Защо тогава толкова много предприемачи не искат да си наемат асистент?

Защото не искат да загубят контрол. Аз самата вече имам свой асистент. Била съм и от двете страни на бюрото. Плашещо е за собствениците на малък и среден бизнес, които живеят и дишат с работата и визията си, изведнъж да предадат контрола на друг човек, който дори не е техният съосновател. Това е трудна задача. Освен това добрият и доверен асистент има достъп до финансите, счетоводителите – изобщо до всичко важно в бизнеса. Притеснявах се, когато за пръв път си наемах асистент, защото ми бе ясно колко много знаех аз за фирмата и шефа, когато бях на негово място. После обаче, когато разберете, че вече не можете да живеете без него или нея, започвате да се тревожите, че някой ще ви го отмъкне. И това е така не само, защото този човек ще ви липсва, а защото не искате човекът, който познава целия ви свят, да отиде да работи за конкурент или за друг предприемач.

Какво прави връзката между директора и асистента успешна?

Всичко започва с доверието. Това е първото нещо, което трябва да се установи. А това става, като и двете страни изяснят очакванията си. Асистентът трябва веднага да отиде в офиса и да каже: „Какво очаквате да правя? Как предпочитате да работя с Вас и как ще го комуникирате?”. Така става ясно къде има поставени граници, така асистентът разбира, че не трябва да приема едносричните имейли лично и да се обижда. Или пък шефът ще разбере, че трябва да пише на новия си асистент цели есета, за да го накара да се почувства комфортно. Всичко се заключава в това да научите особеностите един на друг и да си изясните как работи другият човек. След като изградите доверие, трябва да има уважение както от страна на ръководителя към асистента му, така и обратно. Това е от ключово значение, защото, ако всичко е както трябва, тази връзка е едно истинско и важно партньорство.