Вредят ли колегите ви на вашата продуктивност?

Трудно е да се опише раздразнението и чувството на разочарование, което човек изпитва, когато негов колега закъснее с изпълнението на критична задача или пропусне да сподели важна информация, от която зависи успеха на целия екип. Когато ви се случи нещо подобно е много лесно да обвините другите за влошаването на вашата лична продуктивност. Проучване на VitalSmarts установява, че малка грешка на един или двама от членовете на екипа е достатъчна, за да доведе до спад в продуктивността на целия отбор с около 24%.

Изследването също така идентифицира и четири от най-често правените грешки от служителите, които спъват работата на целия екип:

Губят фокус и пропускат крайни срокове
Отделят прекалено много време на грешни приоритети
Остават изненадани, когато в последната минута изникват задачи или ангажименти, за които са забравили
Правят се на заети, но всъщност не вършат нищо важно

Според прочуването тези типове на поведение може да струват скъпо на целия екип – било то под формата на загуба на мотивация, доверие и продуктивност. Макар че на пръв поглед могат да изглеждат малки и незначителни, тези спънки в действителност оказват голямо въздействие, казва Джъстин Хейл - коуч от VitalSmart и съавтор на системата за обучение Getting Things Done.

„Хората имат добри намерения, но в крайна сметка надценяват способността си да се справят с всичко, пред което се изправят те и техният екип“, казва той.

За да могат членовете на екипа да работят заедно по ефективен и продуктивен начин, те трябва да придобият следните навици:

Фокусирайте се върху важните неща

Грешката, която оказва най-голямо негативно въздействие върху продуктивността на екипа, е фокусът върху грешните приоритети, категоричен е Хейл. „Начинът, по който тази грешка най-често се материализира, е под формата на пропуснати крайни срокове“, добавя той.

„От индивидуална гледна точка, работата по грешните приоритети може да ви остави в края на деня с чувството, че не сте постигнали нищо значимо, въпреки че сте положили огромни усилия. Това убива удовлетвореността от работата и мотивацията. Данните показват, че основният източник на лично удовлетворение от работата е изпълнението на задачи и постигането на цели, които самите вие искате да реализират“, казва Хейл.

Уверете се, че работите по правилните задачи, като за целта ясно отделите важната работа от останалата и създадете план за нейното изпълнение.

„Повечето хора нямат списък, в който да седят всичките им ангажименти за деня или седмицата - било то големи или малки, важни или незначителни, стратегически или не. Когато работата няма структура, човек трудно може да разбере откъде да започне. Когато обаче изникне нещо неочаквано, ние започваме да работим по него, защото то поне е ясно дефинирано. Хората често обвиняват тези изненади за липсата на фокус върху важните неща, но истинският проблем е липсата на план за всичко друго“, обяснява Хейл.

За да запазите фокус върху важните неща, трябва да изградите граници и да уважавате времето на другите.

„Твърде много хора позволяват на новоизникнали ангажименти да прекъсват работата им. Трябва да си изградите система, която да ви помогне да се справяте с новите неща, без да губите от фокус приоритетните задачи“, казва Хейл. „Затворете вратата и поставете табела, че не искате да бъдете безпокоени. Това няма да спре напълно притока на нови задължения, но ще ви позволи да диктувате начина, по който ги адресирате“, добавя той.

Предоговорете условията

Колегите ви трябва да знаят кога е приемливо да се казва „не“ на някаква молба или искане. „Когато на врата почука нов проект, повече от нас знаят, че не могат да се справят с всичко наведнъж. Това, което правят повечето хора, е да държат в неведение колегите, с които работят по един от всички проекти, надявайки се, че те няма скоро да ги потърсят“, казва още Хейл.

Не се чувствайте принудени да кажете веднага „да“ или „не“ на новия проект. Хейл съветва първо да съберете важна информация, като зададете тези два въпроса „Какво точно се очаква от мен?“ и „Кога е абсолютно крайният срок за завършването на задачата?“.

„Когато ни се предложи работа по някакъв проект, ние подсъзнателно приемаме, че той трябва да бъде свършен на момента и често използваме това за оправдание, когато закъснеем с работата по други задачи. Задайте конкретни въпроси, които да изяснят ситуацията“, съветва Хейл.

В крайна сметка, няма как да работите наведнъж по всичко, така че ще трябва да оставите някои задачи на заден план. За това е добре да комуникирате с вашите колеги и ръководители и да кажете нещо от рода на: „Искам да помогна. Ето най-важните проекти, по които работя. Може ли да ми помогнете да разбера начина, по който този проект се вписва в цялостната картина и нивото му приоритет“, съветва Хейл.

„Когато предоговаряте условията по работата ви с вашия шеф и колеги, трябва да се представите като фокусиран и целенасочен професионалист, а не като служител, които просто иска по-малко работа“, казва още той.

..................

Стефани Воза за FastCompany.com