Седем начина да направите работата по-приятна

Продуктовият мениджър на Zapier Кейт Зейсада дава съвети как да не умрете от скука по време на срещи в Zoom

Откакто светът премина към живот от разстояние, няма нищо по-лошо от това да видиш в календара си ден, пълен със срещи в Zoom, които следват една след друга. И дори не знаете дали те ще бъдат полезни - или може би още по-лошо, знаете, че няма да бъдат полезни, но все още се чувствате задължени да се появите там.

Като продуктов мениджър съм свикнала да прекарвам много време в срещи, за да получавам обратна връзка от колегите си инженери и дизайнери, както и от акционерите на компанията. Когато се присъединих към екипа на Zapier, бях впечатлен от това колко сериозно хората мислят за това как да направят срещите ефективни, използвайки асинхронна подготовка. Ето как го правим ние.

Не използвайте срещи по подразбиране

Първо: не планирайте срещи за всеки случай. В Zapier се опитваме да работим асинхронно, преди да свикаме среща. И само ако смятаме, че е необходимо, се срещаме, за да обсъждаме или вземаме решения.

Не става дума, че никога не провеждаме срещи - бъдете сигурни, че имаме много такива. Но следващия път, когато ви се прииска да включите 30-минутна среща в календара си, направете пауза и помислете какви други инструменти можете да използвате, за да решите даден проблем, без да прибягвате до среща.

Не предлагам само имейл или Slack - понякога те не могат да заместят разговора с колегите ви. Ето няколко идеи за заместители на срещите, които са по-ефективни и могат да се провеждат асинхронно.

Видеосъобщения

Започвате нов проект и искате да разберете как колегите ви го използват. Вместо да насрочвате шестчасови срещи в различни часови зони, помолете всички да ви изпратят кратък видеоклип за него - те могат да демонстрират целия процес и да ви кажат какво биха искали да променят.

Защо това работи: По-лесно е да се говори, отколкото да се пише, което вероятно е причината, поради която по подразбиране провеждаме толкова много срещи. Ако дадете на някого ясен набор от въпроси, на които да отговори, едно бързо и спокойно видео (т.е. без монтаж или обсебване на това как изглежда някой!) ще имитира това усещане за разговор.

Процесът е много лесен благодарение на инструментите за запис на екрана. Видеоформатът ви позволява да говорите естествено и да споделите мисловния си процес, без да се притеснявате какво впечатление ще направи резултатът в писмен формат. Прекарвате точно толкова време, колкото ви е необходимо, за да разкажете на глас за процеса, а получателят остава с видеоклип, към който може да се върне, ако има въпроси.

Демо видео

Пускате на пазара нов продукт и вместо да свикате общо събрание, за да го обсъдите, изпращате имейл до цялата компания. Трудно е да предадете с думи всички нюанси на работата, която сте свършили - а дали някой изобщо ще прочете това дълго писание, което сте направили?

Вместо това можете да вградите в имейла демонстрационен видеоклип - кратък преглед, в който хората могат да видят новия продукт в употреба, а вие нагледно показвате как работи.

Защо това работи: Създаването на видеоклип може да изглежда като трудно начинание, но инструментите за запис на екрана правят процеса много лесен. Той е подходящ за почти всичко: можете да разкажете за сложен бъг, да обясните нова функция или да покажете как работи нов инструмент.

Това е най-близкото нещо до разговор с колега, но не е толкова стресиращо, колкото голяма презентация. И не е необходимо да полирате писмения документ или съобщението до висок блясък - хората са подготвени за по-малко от безупречно видео.

Използвайте инструменти, които ще направят срещите ви по-ефективни. Всички знаем правилото, че всяка среща трябва да има дневен ред и цел. Ако решите, че действително се нуждаете от среща, опитайте да добавите трета подготвителна стъпка към контролния си списък: асинхронна подготвителна работа.

Помислете и направете някои проучвания преди срещата. По този начин ще знаете какво е най-добре да правите синхронно: дискусии, вземане на решения и забавление с колегите. След подготвителната работа може дори да установите, че срещата изобщо не е необходима.

Ето няколко примера за асинхронна подготвителна работа, която да направи срещите ви по-ефективни и ценни.

Събиране и проверка на идеи, след което гласуване на приоритетите преди срещата. Един от партньорите предлага да разкаже за някои от идеите, които неговият екип има за вашата продуктова пътна карта. Разбира се, можете да приемете поканата и след това да кажете по време на срещата, че трябва да поговорите с екипа и да направите малко проучване. Или можете да спестите време и да започнете дискусията, като съберете исканията и ги проучите преди срещата.

Защо това работи: подробен списък с функции е трудно да се оцени на място и е по-лесно да се събере списък, да се зададат въпроси и след това да се оценят усилията асинхронно. Това ви позволява да дойдете на срещата напълно подготвени да вземете решения - т.е. да използвате времето си по най-добрия начин.

Наскоро направих това с екип от партньори, за да разбера запитванията им относно начина, по който представяме партньорските приложения в Zapier. Обяснимо е, че те имат много запитвания, така че беше полезно да сортираме това, което дори е в рамките на възможното, преди да обсъдим възможностите.

Отне ми само около 15 минути преди срещата, за да запиша въпросите си, и моят технически ръководител направи същото, като обхвана най-належащите проблеми. Беше много по-лесно да се включа в разговора с партньорите, знаейки поне техническите въпроси, които те искаха да обсъдят. А и те получаваха сигнал от екипа си за най-приоритетните въпроси. По време на срещата лесно успяхме да разберем гледните точки на другите и бързо да вземем някои решения. А също така разполагаме и с документ за вземане на решения за в бъдеще.

Проведете сесия за развенчаване на митове

Проектът за смяна на платформата продължава толкова дълго, че никой не знае какво точно искаме да направим. Трябва ли да правим промени заради GDPR? Чух, че е решено мащабът да бъде значително намален, смятате ли, че наистина си струва да се прави? А един стажант твърди, че ако изпробваме нова експериментална библиотека на JavaScript, ще се справим за половината време.

Това звучи ли ви познато? Когато слуховете започнат да излизат извън контрол, помолете всички да запишат тези слухове и въпроси в документ и проведете сесия за развенчаване на митове. Преди заседанието помолете хората, които отговарят за решението или могат да опишат контекста, да отговорят на въпросите - след това на заседанието ще имате възможност да разясните нещата и да ги изясните веднъж завинаги. Можете също така да я използвате, за да обсъдите всички останали въпроси или да планирате по-нататъшни действия, ако е необходимо.

Ако отговорите са прости, дори не е необходимо да се срещате, но съм установил, че е много полезно да се направи ясно изявление и да се организират малки обсъждания по време на тези сложни и объркващи проекти. Можете да запазите документа активен и след срещата, а при възникване на нови въпроси по време на проекта можете да проведете допълнителни сесии, ако е необходимо.

Защо работи: Трудно е да се потушат слуховете и погрешните схващания в отдалечен екип, когато няма неофициален разговор в хладилника за вода, така че това е възможност да се разсее атмосферата и да се създаде обстановка. Форматът позволява на хората да споделят своите надежди, страхове и слухове (което звучи остро и забавно!) и ви дава възможност да се подготвите за разговора.

Големите проекти са склонни да заживеят свой собствен живот, така че това ви помага да изясните какво се случва, докато нещата се развиват, и да създадете "източник на истината" за проекта. Също така ви помага да идентифицирате проблеми, които изискват по-задълбочен разговор.

Получаване на обратна връзка в реално време за ефективността на срещите
След като сте седнали на няколко срещи с изключено видео и през цялото време тайно сте разглеждали Instagram, получавате съобщение в Slack:

"Здравей @ - можеш ли да ми дадеш малко обратна връзка за това дали тази среща беше полезна и ако не, как можем да я подобрим?".

Моята колежка Вики използва тази стратегия след всяка голяма среща и това винаги предизвиква интересен разговор, след който тя прави големи промени в дневния ни ред за следващите няколко месеца.

Защо работи: Тя помага да се разбере дали големите срещи все още са полезни или нещо се обърква. Прегледите в Slack са бърз начин да проверите как вървят нещата. Те могат да бъдат и анонимни, така че хората могат без страх да отговорят дали получават това, което очаквате от срещите.

Като питате за идеи как да подобрите срещите, насърчавате участниците да работят с вас, за да ги направите по-ефективни. По този начин те чувстват, че допринасят за решението и резултата от срещата. Разбира се, трябва да сте готови да внесете корекции и да изслушате противоположни мнения - ако вашата култура е по-малко склонна да споделя, може да помислите за анонимен формуляр или да помолите хората да ви пишат директно.

Източник: FAST COMPANY