Що е това Agile мениджмънт и има ли почва в нашите компании

Един сравнително нов метод в мениджмънта прави истински фурор в световните компании, идва и у нас. Той се ползва масово Google, Facebook, Adobe, IBM, SAP. Това е Agile мениджмънт (пъргав менджмънт), чиито принципи за пръв път са представени през 2001 г. в планинския курорт Snowbird в щата Юта от група иноватори. Те определят четири по-важни неща:

-    Хората и взаимоотношенията между тях са ПО-ВАЖНИ от установените процеси и съществуващите системи за работа. 

-    Крайният работещ продукт е ПО-ВАЖЕН от изчерпателната документация. 

-    Близкото сътрудничество с клиента е ПО-ВАЖНО от формализирането на договорни отношения.

-    Постоянното реагиране на промени е ПО-ВАЖНО от следването на първоначалния план. Agile мениджмънт е много използван в Google, Facebook, Adobe, IBM, SAP и т.н. 

И така какво означава Agile мениджмънт и има ли място в нашите компании? Освен пъргав Agile още е гъвкав, лек, подвижен. Терминът идва от програмирането, където гъвкавите методи значително увеличиха успехите в разработването на софтуер, подобриха качеството и бързината на достигане на пазара, стимулираха мотивацията и производителността на ИТ екипите. 
Както подсказва и името, идеята на Agile мениджмънта е компанията да бъде в крак с бясната скорост, с която всичко се случва много бързо. Дългосрочното планиране не може да предвиди всички промени, които се случват и не е достатъчно ефективно. Agile мениджмънтът може да се прилага във всяка дейност - от складовете, до магазините, от разработка на нови продукти и маркетинга им до обслужването на клиенти. Много работещ е при отстраняване на дефекти, намаляване на брак, загуба на време, подобряване на качество на обслужване и т.н.

Как работи? 

Когато в компанията се яви проблем или ново предизвикателство тя сформира малък екип - от трима до деветима човека. Той е многофункционален и събира всички умения, необходими за изпълнение на поставената задача. Винаги има “собственик” (owner) на инициативата, който носи отговорност за сработването на екипа и за връзките с външни доставчици и с ръководството. Най-важно за работата на екипа е да донесе добавена стойност за вътрешни или външни клиенти. Това може да са съкратени срокове, опростени процедури, подобрено качество на краен продукт и т.н. Обикновено за собственик на инициативата се определя човек от маркетинга, продажбите, финансите, логистиката. Кой е начело на екипа е много важно, защото точно това е човекът, който ще насочи в правилна посока енергията на екипа. Той трябва добре да владее различни техники за генериране на идеи като мозъчни атаки, дизайн мислене или краудсорсинг. Точно те са му много ценни, за да подготви списък на възможности с потенциал за реализация. След това екипът класира и пренарежда този списък според актуалните изисквания на бизнеса и клиентите. Разработката на избраните идеи става на малки стъпки със седмични графици. 

Водопадът е красив и опасен

Това е метод на управление, при който нещата се нещата се случват последователно и линейно, така като се излива водата на водопада. Проблемът е, че ако проектът е голям, е вероятно да възникват множество промени на всеки етап в реализацията. Колкото повече промени се случват, толкова по-сложно става всичко и крайният резултат неизбежно е твърде скъп, със закъснение и лоша функционалност.
Решението е да приемем от самото начало, че винаги ще има промени и затова не трябва да създаваме голям план и след това да се опитваме да го приложим. Вместо това трябва да планираме нещо по-малко и в същото време да сме сигурни, че нещо ще излезе накрая. Това са малки прототипи, чрез които бързо да можем да видим дали резултатът е жизнеспособен или не.

Agile екип

Създаването на структурата, ръководството й и мотивирането на мениджърите и екипите са може би най-трудните задачи. Фирмите търсят начини как да се отърват от фиксираните разходи, което означава, че ще има все по-голям брой проекти или програми, в които хората идват от различни отдели. В Agile среда те работят във временни мрежи за сътрудничество, а не във фиксирани организационни единици. Когато бъдат включени в мултидисциплинарни екипи, гъвкавият подход не само ускорява печелившия растеж, но също така спомага за създаването на ново поколение квалифицирани висши мениджъри.

Изграждане на партньорства

При Agile проектите се извършва определена задача със зададен размер, качество и цена. Това са основните параметри. И няма значение кой ще изпълни задачата – вътрешен или външен екип, стига да спазва параметрите. В тези случаи подизпълнителите са по-скоро партньори, които принадлежат към същата мрежа за сътрудничество като хората във вашата организация. Например, обслужването на клиенти, логистиката, поддръжката на инфраструктура могат да бъдат изнесени извън компанията. Ето защо управлението на партньорите трябва да е гъвкаво и да се основава на същите методи и критерии както управлението на собствените екипи. 

Скептичните членове на отбора

Обикновено специалистите за подбор наемат хора, които да отговарят на предварително подготвени длъжностни характеристики. Традиционната обява за работа не е нищо повече от списък с качества и умения, маскирани в двусмислен език с неясни изисквания като "самоинициатива" и "екипни играчи". Този стил на наемане не създава организационна гъвкавост. Вместо това HR екипите трябва да започнат да търсят творчество, сътрудничество и любопитство. Ценни са кандидатите, които не се вписват лесно в едно описание. Това са общите специалисти с предприемачески дух. Те са мултиплейърите, които са се специализирали в дисциплина като дизайн на нови продукти, например, но се оказват добри програмисти и експерти по финанси. Те са скептичните членове на отбора. Тези, които винаги атакуват статуквото и принуждават бизнеса да преосмисли начина, по който се представя на своите клиенти. 

Пречки

Съществува сериозна пречка за въвеждане на гъвкаво управление. Много ръководители намират работата в Agile среда за опасно. Те декларират иновативност и адаптивност, но продължават да управляват по начин, който противоречи на гъвкавите принципи и практики, без да могат да се възползват от ефективността на гъвкавите екипи и проекти. Проблемът е, че те не разбират Agile подхода и това, че гъвкавостта може да бъде регламентирана чрез използване на определен набор от техники на всеки етап от развитие.
Има поговорка, която казва: “Ти си това, което ядеш”. В бизнеса тази мисъл се трансформира в “Компанията е това, което прави ежедневно”. Agile мениджмънт е малкото нещо, което можеш да правиш ежедневно, за да се получиш големи резултати.

Източник: Списание „Мениджър“